Durante casi 10 años, Dropbox ha sido uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares y confiables. Por su facilidad de uso y precio aceptable, parece mantenerse como la mejor opción al compararlo con otras plataformas como Google Drive y iCloud. Dropbox, además, permite hacer mucho más que simplemente almacenar archivos.

Estos son 7 trucos para que se convierta en un maestro de Dropbox y le saque el máximo provecho:

1. Digitalice sus documentos de papel

La aplicación de Dropbox para iOS tiene la habilidad de escanear documentos usando la cámara del iPhone. Y si usted decide pagar por una cuenta premium del servicio, también contará con una herramienta llamada OCR (reconocimiento óptico de caracteres), con la que podrá buscar términos específicos en un documento o archivo.

Desde la pestaña de «Archivos», presione sobre el nuevo botón de «+» que debería aparecer en la parte inferior de la pantalla.

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Seleccione la opción «Escanear documento» y enfoque la página que desea guardar. Para que Dropbox pueda detectar el documento y resaltarlo con un borde azul, es necesario que el la superficie sobre la cual está el documento sea contrastante a los colores del mismo. Tome la foto. Se le permitirá realizar ajustes de contraste, rotar la página y añadir más páginas al documento. Al presionar «Siguiente», podrá guardar el documento escaneado como un archivo PDF en la carpeta deseada.

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2. Recupere sus archivos borrados

Una de las capacidades más útiles pero menos conocida de Dropbox es la posibilidad de recuperar archivos borrados (siempre y cuando hayan sido sincronizados a la nube antes de borrarlos). Diríjase a la interfaz desde la web y presione el botón de “Archivos eliminados” o busque en una de sus carpetas y haga clic sobre el ícono de la papelera de reciclaje.

dropbox_web

Los archivos borrados se mantendrán respaldados por 30 días, o incluso más tiempo si paga por una cuenta de Dropbox Empresarial. También están disponibles las versiones antiguas de sus archivos (antes de que los editara), a los que puede acceder desde la web de Dropbox haciendo clic derecho sobre un archivo y eligiendo la opción “Versiones anteriores”.

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3. Desconecte su cuenta en otros dispositivos de forma remota

Es buena idea que use la verificación de dos pasos y una contraseña fuerte para evitar que personas no autorizadas revisen sus archivos privados. Si inicia sesión de forma automática en su ordenador o navegador, asegúrese de configurar un código PIN allí también.

También recomendamos que cada cierto tiempo revise la lista de dispositivos que tienen acceso a su cuenta de Dropbox. Ésta la encontrará en el apartado de “Seguridad” en el menú de configuración al que puede acceder desde la web. Solo tendrá que hacer clic sobre el botón en forma de «x» para eliminar el acceso en cualquier dispositivo que no reconozca o desee.

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4. Haga que sus enlaces compartidos expiren

Sí, puede que ahora mismo quiera compartir una carpeta con alguien del departamento de contabilidad, pero ¿qué pasa dentro de un par de semanas? ¿O dentro de un año? Configurar fechas de vencimiento para los enlaces que comparte es una forma bastante útil para mejorar la seguridad de su Dropbox y así evitar que después de cierto tiempo puedan acceder personas a archivos o carpetas en específico.

Al momento de crear un enlace compartido desde la web de Dropbox haga clic en la opción de “Configuración de vínculos” y allí seleccione cuándo expira. También puede hacer clic sobre la opción de “Vínculos” que se ubica en el panel al lado izquierdo de la pantalla para desautorizar el acceso a un enlace activo, o configurar una fecha de vencimiento.

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5. Solicite archivos de otras personas

Compartir archivos en Dropbox es algo muy fácil de hacer, pero ¿qué pasa con pedir archivos de otras personas? El año pasado Dropbox estrenó una herramienta que le permite a cualquier persona, ya sea usuario de Dropbox o no, enviar archivos a su cuenta sin necesidad de iniciar sesión.

Solamente debe acceder a www.dropbox.com/requests y crear una solicitud. El sistema le pedirá que especifique una carpeta en la que recibirá los archivos y puede configurar una fecha límite si lo desea. Después, Dropbox le facilitará un enlace que podrá compartir con quien quiera. Lo mejor es que los archivos que le lleguen a través de ese enlace único solo podrán ser vistos por usted.

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6. Borre sus archivos locales para liberar espacio

Gracias a la nueva característica de sincronización selectiva de Dropbox, ahora es posible borrar las copias locales de sus archivos en el ordenador y mantenerlas solo en la nube. Lo único que necesita hacer es desmarcar la selección de la carpeta que desee una vez que la suba a la nube en la aplicación para el escritorio que tiene instalada en su Mac.

preferencias_dropbox

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sincronización-selectiva

Eso sí, no elimine el archivo de su disco duro porque eso borrará tanto la copia local como la que se encuentra en la nube. Si tiene archivos que no necesita todo el tiempo pero quiere mantenerlos almacenados en algún sitio, esto es una buena opción.

7. Proteja la aplicación móvil con un PIN

Puede proteger la aplicación móvil de Dropbox usando un código PIN, por si está preocupado de que alguien no autorizado acceda a sus archivos. La solución es un sencillo, pero efectivo PIN de 4 dígitos que tendrá que introducir en la aplicación cada vez que quieras acceder a sus archivos. También podrá elegir que se borren todos los archivos almacenados en local en su móvil si introducen un código PIN erróneo más de 10 veces seguidas, si lo desea. Y si su iPhone cuenta un sensor de huellas dactilares puede usarlo para acceder a la aplicación en lugar de un PIN.

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